ウチはTeamsをこう使っている(後編)

マイクロソフトが世に放った最強のコラボレーションツール「Microsoft Teams(チームズ)」について、当社の使い方を紹介しています。

前編では基本機能であるチャットチーム情報共有、そしてリアクションについて紹介しました。

後編ではちょっと深堀りして共同編集WEB会議ライブイベントについて紹介します!

共同編集

Teams は Microsoft365(旧Office365含む)を契約していれば使えます。つまり Office Online が使える人は Teams も使えるってわけですね。

当社は全社員に Microsoft 365 Business Standard(旧Office365 Business Premium)ライセンスを割り当てているため、全員 Online 版とインストール版の Office を利用できます。

  • チャットでプレゼン資料(PowerPoint)を共有し、画像差替など作業する
  • チームで分析資料(Excel)を共有し、全員が入力編集する
  • 上長に契約書(Word)を共有し、校閲依頼する
チャットしながら同じパワポを編集

これまでだと、ローカルに保存してファイル名を変更して送付して…またローカルに保存してファイル名を変更して…という作業だったものが、すべて Teams 上で完結してしまいます。

ファイルサーバーでも似たようなことはできますが、過去のファイルを置いておくためにコピーしてファイル名変えて…という作業をしている人は多いんじゃないでしょうか。(「20200401_○○資料_編集済_提出用_final2.xlsx」とか…)

もりもとゆう
もりもとゆう

どれが最新のファイルやねん!というのは、誰しも一度は経験したことがあるはず…

共有した資料は SharePoint または OneDrive に保存されるため実質消えることがありませんし、どのデバイスからでも呼び出すことができます。いろんなところにファイルが点在しないようにチームを活用して整理しておくと、劇的に生産性を上げることができます!

WEB会議

テレワーク需要で最も伸びた話題といえば WEB会議じゃないでしょうか。当社も以前から WEB会議自体は行っていましたが、テレワークを始めてから劇的に数が増えました。

4月前半からWEB会議の開催が数倍に

元々、大阪本社がほぼメインで東京支店に数名、という組織構成だったため東京-大阪間で会議をするときに使ってたくらいだったのが、テレワーク開始と同時にほぼ全員が使うようになりました。

  • 毎週木曜日に開催している全社員ミーティング
  • グループごとの進捗会議や定例ミーティング
  • 採用面接など
  • (テレワークでは)ちょっとした打ち合わせなど

基本的にチャットで意思疎通しているとはいえ、やはり会話ベースで連絡したいときもある…。出社してれば席まで行けば良いんですが、テレワークだとそうはいかない。というわけで、ちょっとした報告や相談でも WEB会議を活用するようになりました。「ちょっとだけ今からWEB会議いい?」とチャットで一声かけるのがマナーですね。

ライブイベント

すでに Teams を利用している企業でも、ライブイベントまで使ってるところはそう多くないと思います。いわゆる”ウェビナー”形式で配信できる機能で、最大2万名(!)までブロードキャストすることができます。

Teams のライブイベントを使うと、組織のユーザーは大規模なオンラインユーザーにビデオと会議コンテンツをブロードキャストできます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/teams-live-events/what-are-teams-live-events

※ライブイベントを利用するためには Office 365 Enterprise E1、E3、E5 のいずれかのライセンス、または Office 365 A3 または A5 ライセンス が必要になります。

当社がどこで使っているかというと…ずばりウェビナーです。これまで資産運用セミナーは会場にお越しいただくのが基本スタイルでしたが、昨今の状況もあり WEBセミナーに切り替えました。(状況変われば会場スタイルも行います)

当社の資産運用セミナーはWEBが基本に

使ってみるとほぼ Teams WEB会議と同じ UI で、すんなり始めることができました。参加者からリアルタイムにQAを受け付けたり、そもそもウェビナーに不慣れな中で新しいことにチャレンジするため試行錯誤の連続ですが、こういう機能も全て Teams で完結してしまうのがすばらしい。

なんでもTeamsで完結してしまう世界

前編でも書きましたが、もう当社は Teams にズブズブです。チャットでコミュニケーションするし、チームでプロジェクトは進めるし、WEB会議も資産運用セミナーも Teams 使ってます。

もちろん他に Salesforce があったり賃貸管理システム使ってたり “Teamsだけ”で業務が進むわけではありませんが、組織の中心に Teams というツールがあることは事実です。

また、毎月新機能がアップデートされ、どんどん便利に(たまに退化…)するのも魅力のひとつ。マイクロソフトが「サービス事業」にシフトしていることがヒシヒシと伝わります。

英語ブログ翻訳:Teamsの4月の新機能まとめ

ちむ☆チャン

Microsoft Teams 更新プログラム

Microsoft365ロードマップ

当社は Teams を2018年11月に本格稼働させてから約1年半になりました。慣れの部分も多いですがツールに合わせた業務改革も多く発生しました。時代やツールに合わせて変えるべき運用と、変えるべきでない運用。このあたりの見極めが今後も引き続き生産性向上のポイントになるでしょう!

前編・後編でツラツラと書きましたが、少しでも何かヒントになれば幸いです。

それではまた!

会社はチームである

もりもとゆう
  • もりもとゆう
  • SIerの末端プログラマーを経て社内SEなう。C#好き。ガジェット好き。基本的に新しいモノ好きだが、エンジンが付いているモノは古いほうが良い。その他、電気で動かないものはヴィンテージ派。

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