ウチはTeamsをこう使っている(前編)

緊急事態宣言が発令され企業の自粛ムードが漂う中、これまでテレワークなんかしたことなかった企業も急いで在宅勤務に切り替えて情シス部門がデスマーチ…なんて方も多かったんじゃないでしょうか。

当社はこれまで在宅勤務こそなかったものの、業務システムはほぼクラウド化、一部出口に紙文化があるだけで、基本的にシステム上で承認フローなど完結させていたおかげで比較的スムーズにテレワーク環境に移行できました。(それでもVPNまわりは苦労したけどね…)

テレワーク=みんなバラバラの場所で業務をするときに気をつけないといけないのはもちろんコミュニケーションです。当社はすでに Microsoft Teams を2018年11月から全社展開していたおかげで、この点も特に大きな問題にはなりませんでした。

この記事では当社が Microsoft Teams をどう使っているのか紹介したいと思います!

ビジネスチャットの粋を超えたツール

このブログに辿り着くような検索の猛者なら言うまでもないと思いますが「Microsoft Teams(チームズ)」はマイクロソフトが世に放つコラボレーションツールです。

特徴はなんといってもOffice製品と親和性バツグンということ。Excel も PowerPoint もそのまま開いて編集できちゃいます。また、拡張性もバツグンでありとあらゆるクラウドサービスをリンクさせることができます。

まぁ今回は「Teams でどんなことができるの?」より「うちはこう使ってるよ」って記事にしたいので Teams の機能説明はホームページなど参照してください…。

チャット

最も活発なのはチャット機能。もう毎日チャットです。当社はTeams導入以前からチャットツールは使っていました。なので、社員も違和感なくバリバリ使ってます。

もし社内でのやり取りにまだメールを使っているなら、ぜひビジネスチャットツールの導入をオススメします。Teamsじゃなくても、SlackでもChatworkでもLINE WORKSでも何でもいいので、とにかくチャットベースのコミュニケーションを実現しましょう。まずは自分の部署だけでも良いです。(情報システム部門には相談して下さい…)

もりもとゆう
もりもとゆう

シャドーITにしちゃダメ!

メール特有の「○○様 お疲れさまです。☓☓の件ですが………。よろしくお願いいたします」みたいな生産性の悪いやり取りはもうやめましょう。チャットならイキナリ本題でOKです。(そして上長やメンバーはそれを許容して下さい)

GIFもステッカーも許可

これだけでかなり生産性が上がると思います。そして副産物として「いかに短文で相手に意図を伝えるか」「相手が書いた文字だけの情報をいかに理解するか」という能力が鍛えられます。ビジネスの場においてこれは非常に有効なスキルかと思います。

もちろん大前提は業務の会話ですが、ちょっとした雑談も許可しています。Teams のお遊び要素である「GIF」や「ステッカー」も縛ることなく許可しています。お硬い企業だと「そんなお遊び要素はいらん!許可しない!」ってとこもあると思いますが、個人的には「空気の読める社員なら適材適所で使い分けできるでしょ?」ってスタンスです。

チーム

次に活発なのがチーム機能。これこそ Microsoft Teams の真骨頂かも知れません。当社では部門ごとだったりプロジェクトごとに自由にチームを作成し、メンバーを追加して作業しています。

部門ごとのチームでは、例えば日報や部門内で共有すべきことを誰でも発信できるような環境にしています。一部の人だけじゃなくて、誰でも「え?これってこうしたほうが良くない?」と言える環境を整備するのって超大事だと思います。

そしてプロジェクト単位のチームもたくさんあります。例えば Salesforce をうまく使いこなしていくチームとか、freee や SmartHR など新しいシステム導入するときに部門横串で関係者を全員アサインして情報連携しています。

リアクション

地味に大事な要素がリアクション。リアクションとはチームでもチャットでも誰かの投稿に対し絵文字を付けることができる機能ですが、当社では読んで内容を理解したらリアクションするようにしています。

表情豊かなリアクションを使用

個別チャットであきらかに会話が続いている(=読んでいる)ような状況では不要ですが、特に全社員に対して発信したものが読まれたのかどうかわからない!ということを防ぐのに有効かと思います。

とくにテレワークなどで離れた場所にいる人同士だと、なおさらリアクションが大事になります。「昨日投稿したけど、読んだ?」みたいな無駄なやり取りはやめましょう。

障害アナウンスのときは怒る人も…

情報共有・ファイル共有

会社の出来事、方針など全て Teams で発信されます。当社は、社員が読まなくなった本を寄付し、みんなで共有する社内図書制度がありますが、新刊がでると(寄付されると)Teams で情報共有されます。これを見て「あ、借りてみよ!」となるわけですね!

新たに社内図書が追加されるたび情報共有!

当社代表の YouTube が更新されたら、もちろんお知らせが流れます。

とにかく会社の情報は全てTeamsで共有
社内規定など

社内で共有すべき文書、例えば規定や文書テンプレートなどは SharePoint を活用し Teams から参照できるようにしています。

編集権限を細かく制御できる SharePoint と連携バツグンなのも Teams のメリットです。

※そもそもチームってSharePointでしょ?みたいなツッコミは無しでお願いします…

当社の全ての情報は Teams に宿る

と言っても過言ではないほど、今や切っても切れない存在になりました。とにかく Teams を見ないと情報に乗り遅れるどころか業務は不可というレベルになっています。なので障害が起こると阿鼻叫喚なんですけどね…。

情報やツールが一極集中するのは賛否両論かと思いますが、巨人マイクロソフトが本気で開発しているツールなので急になくなったりすることは無いでしょう。(マイクロソフトあるあるで名前は変わるかも知れませんが)

今回はチャット、チーム、リアクション、情報共有について紹介しました。後編では共同編集、WEB会議、ライブイベントについて紹介します!

Teams のステータスメッセージについて書いた記事もありますので、良ければ参考にして下さい。

それではまた!

もりもとゆう
  • もりもとゆう
  • SIerの末端プログラマーを経て社内SEなう。C#好き。ガジェット好き。基本的に新しいモノ好きだが、エンジンが付いているモノは古いほうが良い。その他、電気で動かないものはヴィンテージ派。

コメントする

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です